Conseils, ressources et outils pour vos réunions et événements virtuels
Cet article fait partie de la série d’événements virtuels d’e180, dans laquelle nous abordons les plus grands défis auxquels sont confrontés les organisateurs pour planifier et organiser des événements virtuels réussis, un article à la fois.
Les réunions et événements virtuels ont le vent en poupe. Au-delà de leur rôle de solution provisoire, en attendant que l’on puisse à nouveau se rassembler en toute sécurité, il y a de nombreuses raisons de se réjouir de cette tendance. L’une de nos préférées? La planification de réunions virtuelles représente une occasion de réimaginer la façon dont nous nous réunissons globalement, de faire preuve de créativité et d’innover afin d’élaborer des expériences événementielles d’exception.
Plus encore, c’est une chance unique de ramener l’expérience de l’événement à ses fondements et de réfléchir à ce que recherchent réellement les communautés lorsqu’elles choisissent de se réunir.
Si vous envisagez de planifier un événement virtuel, mais que vous ne savez pas par où commencer, nous sommes là pour vous aider. Nous avons rassemblé les informations, les conseils et les outils dont vous avez besoin pour organiser un événement véritablement unique, entièrement virtuel, et dont la valeur persiste une fois l’écran éteint.
Les questions que vous devez vous poser avant d’organiser une réunion ou un événément virtuel
Que vous soyez un organisateur expérimenté ou que vous vous lanciez dans quelque chose de nouveau, retenez ceci: les règles de l’expérience en personne ne s’appliquent plus lorsque vous prévoyez d’organiser un événement virtuel. Et c’est tant mieux! C’est l’occasion pour vous de faire preuve de créativité et de sortir des sentiers battus.
L’objectif n’est pas de reproduire les différents aspects de l’événement en personne, mais de comprendre ce que vous et vos participants attendez de l’expérience virtuelle, et ce que vous pouvez faire pour répondre à ces besoins.
L’organisation d’un événement virtuel peut être intimidante, même si vous êtes un professionnel chevronné de l’événementiel. Vous pouvez rendre le processus moins effrayant si vous avez dès le départ une idée claire de ce que vous voulez accomplir, de ce à quoi devrait ressembler votre événement. C’est l’occasion non seulement de stimuler votre propre entreprise, mais aussi de répondre aux besoins de votre communauté.
L’objectif n’est pas de reproduire les différents aspects de l’événement en personne, mais de comprendre ce que vous et vos participants attendez de l’expérience virtuelle, et ce que vous pouvez faire pour répondre à ces besoins.
Ainsi, avant de vous plonger dans la technologie requise, commencez par une liste de questions qui vous aideront à visualiser l’événement. Voici une liste de questions que vous pouvez compléter en fonction de vos besoins spécifiques:
Questions pour visualiser l’événement et son retour sur investissement:
- Quel est l’objectif que je souhaite atteindre avec cet événement?
- Comment cet événement pourrait-il soutenir ma communauté?
- À quoi doit ressembler l’expérience des participants?
- Quel est le format que je peux utiliser pour maximiser cette expérience?
- Quelle est le message qui se cache derrière cet événement?
- Y a-t-il d’autres événements virtuels qui peuvent me servir d’inspiration?
Questions sur l’expérience des participants:
- Quels sont les besoins de ma communauté?
- Quelles sont les offres (de contenu et autres) qui inciteront ma communauté à participer à cet événement?
- Quels sont les besoins les plus fondamentaux auxquels je dois répondre?
- Est-ce que je veux limiter le nombre de participants?
- Cet événement est-il ouvert au public, privé ou à un mélange des deux?
Questions sur la logistique de l’événement:
- Quels sont les outils que j’ai déjà dans ma boîte à outils?
- Quels sont les outils dont j’ai besoin pour répondre à mes besoins les plus fondamentaux et à ceux de mes participants?
- Quelle est la meilleure plateforme d’événement virtuel ou le meilleur logiciel de vidéoconférence pour m’aider à réaliser cet événement?
- De quelle expertise ai-je besoin pour planifier un événement virtuel réussi, et qui peut m’apporter cette expertise?
- Quelles sont les données dont j’ai besoin pour prouver le retour sur investissement de mon événement?
Répondre à ces questions vous permettra d’anticiper clairement les prochaines étapes. Lorsque vous commencez à planifier, assurez-vous de garder en mémoire les éléments fondamentaux que vous devez maîtriser pour créer une expérience inoubliable.
Maîtriser les bases d’une expérience d’événement virtuel
Que ce soit en personne ou en ligne, voici les éléments fondamentaux sur lesquels vous allez construire votre expérience événementielle:
1. Un plan de marketing solide
Le succès de votre événement virtuel repose sur la force de votre plan de marketing et de communication. Après avoir identifié votre public cible, créez une stratégie de marketing qui puisse l’atteindre où qu’il se trouve, que ce soit sur LinkedIn, Twitter, Facebook ou Pinterest. C’est l’occasion pour vous de faire preuve de créativité et d’utiliser tous les outils dont vous disposez pour susciter chez vos interlocuteurs le même enthousiasme que celui que vous éprouvez à l’idée de participer à votre événement.
2. Un excellent contenu
Un bon plan de contenu reflète les besoins de votre public. Faites des sondages, des enquêtes pour savoir de quelles informations votre communauté a besoin pour mener à bien ses projets. Identifiez les personnes qui peuvent fournir ces informations d’une manière qui inspire vos participants et les pousse à l’action.
3. Stratégie d’engagement créatif
Un contenu de qualité attirera votre public, mais une stratégie d’engagement solide est ce qui le retiendra. Trouvez des moyens de faire interagir votre public, non seulement avec votre contenu, mais aussi les uns avec les autres. Sinon vous ne ferez que rivaliser avec tous les autres services de streaming pour capter l’attention de votre public. Votre stratégie d’engagement doit transformer votre expérience virtuelle en un événement passionnant permettant à vos interlocuteurs de se réunir et d’apprendre les uns des autres.
4. Collecte de données
Les données sont le moyen numéro un pour vous de prouver le succès et l’importance de l’expérience que vous créez. Lorsque vous commencez à planifier votre événement, identifiez votre KPI et les données que vous pouvez partager pour démontrer le retour sur investissement de l’événement à vos sponsors, exposants et participants.
Préparez votre personnel, vos collaborateurs et vos participants à l’expérience virtuelle
L’organisation d’un événement virtuel présente de nombreux avantages. Ils sont moins chers et plus accessibles. Ils peuvent vous aider à élargir votre public et à dynamiser votre stratégie de création de contenu. C’est sans aucun doute le choix le plus écologiquement responsable.
Pourtant, l’industrie a longtemps résisté aux événements virtuels. La raison principale est la suivante: lorsque votre expérience est entièrement basée sur la technologie, il y a beaucoup de choses que vous ne pouvez pas contrôler.
Mais ce n’est pas une raison pour se sentir intimidé. Dans un cadre virtuel, la devise des scouts est la règle: soyez toujours prêt.
Pour ce faire, donnez à votre personnel, à vos collaborateurs et aux participants les informations et la formation dont ils ont besoin pour se sentir à l’aise dans l’espace virtuel. Samantha Whitehorn, de Associations Now, donne un certain nombre de conseils utiles:
Le personnel:
Contactez l’équipe qui se trouve derrière la plateforme d’événements virtuels que vous utilisez et organisez une session de formation avec votre personnel. Si ce n’est pas possible, contactez vos partenaires dans le secteur pour trouver quelqu’un qui ait l’expérience requise et qui puisse dispenser la formation.
Collaborateurs:
Il s’agit de vos conférenciers, de vos exposants et de vos sponsors. Avant l’événement, donnez-leur des directives sur l’événement. Par exemple, envoyez à vos conférenciers des conseils sur la création de présentations vivantes, sur ce qu’il faut porter ou non, ou même des applications qu’ils peuvent utiliser pour annuler le bruit de fond.
Participants:
Organisez un webinaire ou envoyez une vidéo de démonstration à vos participants au moins une semaine avant l’événement, afin qu’ils se sentent à l’aise et prêts à utiliser la plateforme le jour venu.
Conseils pour organiser une grande réunion virtuelle
Il n’y a pas de plus grande marque de succès que de pouvoir constater que les participants quittent votre événement heureux d’avoir eu une conversation enrichissante, d’avoir noué de nouveaux contacts, et/ou d’avoir appris quelque chose de précieux.
Pour cela, vous et vos animateurs de session devez savoir comment animer une grande réunion virtuelle. Voici quelques conseils pour organiser des réunions virtuelles satisfaisantes, faciles à gérer et productives:
1. Établissez une connexion personnelle:
Pour renforcer le sentiment de connexion, demandez aux participants à votre réunion d’utiliser leur vidéo. Ne vous contentez pas de vous lancer dans votre contenu. Réservez un peu de temps dans la réunion pour faire la conversation, pour que vous ou vos participants puissiez vous présenter. Ces cinq minutes pourraient vous aider, vous et vos participants, à vous sentir à l’aise. Si vous êtes l’hôte, veillez à garder un ton de voix chaleureux et à regarder la caméra pour maintenir le contact visuel. Et toujours, si vous le pouvez, faites référence à vos participants par leur nom lorsque vous interagissez avec eux.
2. Rendez la réunion aussi interactive que possible:
Commencez la réunion en invitant vos participants à s’exprimer. Demandez-leur de partager quelque chose sur eux-mêmes, comme leur lieu de résidence ou s’ils ont des animaux domestiques. Posez des questions à vos participants, et invitez-les à s’impliquer activement dans la conversation en partageant leurs opinions. N’oubliez pas les introvertis! Votre objectif est de faire en sorte que chacun se sente bienvenu et entendu. Vous pouvez amplifier l’engagement en utilisant la fonctionnalité de sondage ou de chat de n’importe quel logiciel de vidéoconférence que vous utilisez.
3. Soyez à l’aise avec les réactions en différé:
Dans un environnement virtuel, vous pouvez être confronté à des retards sous la forme de décalages audio ou vidéo. Si vos participants n’ont pas leur vidéo allumée, ou se sont mis en sourdine pendant que vous parlez, vous ne pourrez peut-être pas percevoir leurs réactions. Ce n’est pas grave. C’est l’occasion pour vous de sortir de votre zone de confort. Anticipez les sentiments de malaise et restez toujours confiant dans ce que vous avez à offrir.
4. Ayez un ordre du jour:
À moins que vous ne vous adressiez à un public passif, votre travail en tant qu’hôte de la réunion virtuelle consiste à jouer le rôle de facilitateur et de modérateur. Le fait d’avoir un ordre du jour et de fixer certaines règles de base vous aidera à maintenir la conversation sur les rails et à atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés pour la réunion. Veillez à prendre des notes et, avant la fin de la rencontre, définissez les étapes suivantes ou résumez les principaux points à retenir de la conversation.
Mindset-Reset: brisez le moule, expérimentez, amusez-vous!
Si vous êtes contraint de créer un événement virtuel, que vous n’aimez pas du tout ça, que vous êtes débordé et stressé, ceci est pour vous:
L’organisation d’un événement virtuel est une occasion unique d’apprendre et d’essayer de nouvelles choses! Lorsque vous commencez à planifier votre événement, ne prenez pas de décisions simplement parce qu’elles vous semblent familières ou parce que c’est ce que vous feriez pour un événement traditionnel. Saisissez plutôt cette occasion de rêver, d’imaginer à quoi pourrait ressembler une expérience virtuelle vraiment exceptionnelle. Nous sommes tous en plein apprentissage, et votre événement virtuel pourrait très bien établir les normes d’une expérience en pleine mutation au moment même où nous écrivons ces lignes.
N’oubliez pas non plus que vous ne devez pas faire cela tout seul. Vous pouvez profiter de cette occasion pour entrer en contact avec vos pairs dans le secteur. Nous sommes tous en train d’apprendre, autant le faire ensemble.
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